Anna Savola

Halojaa!

Olen Anna, kolmannen vuoden kemmalainen ja pääaineena mikäs muukaan kuin biotuotteet! Identiteettiini kuuluu myös vahvasti prosessiteekkarius, joka onkin hyvin kuvaava yhden sanan tiivistelmä tulevista riveistä. Haen täten Prosessiteekkareiden seuraavaksi tiedottaja-sihteeriksi!

Mutta miksi haen? Itselleni hyvin pyörivä tiedottaminen ja viestintä ovat nohevan yhdistystoiminnan kulmakiviä. Koen myös olevani perillä tiedottamisen merkityksestä suuremmallekin joukolle, mikä on tullut muun muassa vastaan tämänhetkisessä ISOvastaavan roolissani! Hyvä viestintä mielestäni koostuukin kolmesta osasta: aikataulu, sisältö sekä muistutus (ja usein myös muistutus uudestaan ja kerta vielä senkin jälkeen). Näin ISOn K:n jälkeisenä aikana tapahtumamäärä onkin kasvanut runsaasti (eli palannut vanhoihin uomiinsa), jolloin myös informaatiota eri tapahtumista, ekskursioista, yhdistysten ja kerhojen toiminnasta sekä ylipäätään Otaniemen teekkarielämästä tulee jokaisesta suunnasta. Koenkin siis, että tässä toimessa pääsisin hyödyntämään harjaantuneita jäsentely-, aikataulutus- ja organisointitaitojani!

PT:n tiedotus on omasta mielestäni vakaalla pohjalla ja hyvällä mallilla, sekä tasapaino sähköpostiviikkiksen ja Telegram-viestinnän välillä on toimiva, ja tätä haluaisinkin ylläpitää. Monille sähköpostin lukeminen saattaa mennä ohi, joten matalan kynnyksen infotiivistykset/miniviikkikset Telegramissa ja Instagramissa (etenkin tapahtumasuma-aikoina) ovat hyödyllisiä.

Haluan olla omalta osaltani huolehtimassa, että PT:n tiedotus ja tiedon kulku jäsenistölle sujuu ja viestintä, somet ja nettisivut ovat ajankohtaista sekä yhdistyksen näköistä ja me-henkeä lisäävää (unohtamatta tietenkään meidän iki-ihanaa ProTeesia)! Somen parhaita puolia ovat sen loputtomat mahdollisuudet niin yhdistykselle viestimisessä kuin tuleville prosessiteekkareille mainostamisessa. Koen tärkeäksi myös visuaalisen ilmeen ja esimerkiksi sen, että PT:n lukuisista huikeista tapahtumista olisi valokuvia ikuistettuna, kuvahan tunnetusti kertoo enemmän kuin tuhat sanaa! Huolehtisin myös erityisesti siitä, että tieto on aina helposti saatavilla kaikille jäsenille, eli molemmilla kielillä, etenkin kun englanninkielisten kandiopiskelijoidenkin määrä on kasvussa.
Ja mikä on tärkeintä: tiedän varmuudella, että tässä hommassa tulisi eteen suuri määrä uusia asioita ja opeteltavaa, mutta otan ne suurella motivaatiolla ja oppimisen halulla vastaan!

P.S. Olen ollut ala-asteella oppilaskunnan hallituksessa sihteerinä! Ehkä hyötyä tässä?

TL; DR:

Anna (eri kuin tämän vuoden hallituksessa istuva Anna), haluaa toteuttaa asioita ja visioita ja kantaa oman kortensa kekoon yhdistyksen toiminnassa, PT:n tiedottaja-sihteeri 2023?
Mikäli ilmenee jotain kysyttävää, heitä kyssäri alle tai slaidaa dm telegramissa @annasavola 🙂

1. Mistä osa-alueista koostuu mielestäsi onnistunut ja tehokas tiedotus? Entä miten kiireellinen informaatio saadaan koko jäsenistön tietoisuuteen mahdollisimman nopeasti?

Kuten yllä mainitsin, koostuu hyvä ja tehokas tiedotus mielestäni sisällöstä, aikataulutuksesta sekä muistutuksista! Sisällöllä viittaan viestin/tiedotteen rakenteeseen, jossa käy helposti ilmi asian ydin sekä tärkeimmät yksityiskohdat. Tiedotteen aikataulutuksessa tulee huomioida optimaalinen julkaisuajankohta, eli vuorokaudenaika (julkaistaanko muita tiedotteita samoihin aikoihin, jolloin joku tieto saattaa hukkua yms), milloin tiedotteen sisältö on ajankohtainen sekä se, että tiedotteen sisällöstä on hyvä muistuttaa, tarvittaessa useampaankin otteeseen. Koen, että paras tapa saada kiireellinen informaatio koko jäsenistön tietoisuuteen mahdollisimman nopeasti on Telegramin välityksellä PT:n kanavien kautta. Mikäli kyseessä on erityisen tärkeä ja akuutti asia, joka koskee koko jäsenistöä, voi saman infoviestin lähettää useampaankin ryhmään maksimoimalla tavoittavuuden.

2. Löydätkö kehityskohteita liittyen yhdistyksen verkkosivuihin tai viikkotiedotteisiin? Jos kyllä: mitä? Jos ei: miksi ei?

Viikkotiedotteen pituus on yleisesti luokkaa maratoni, joten uuden sisällön erottaminen kertauksista ja pysyvistä osuuksista on tärkeää, ja tänä syksynä uusien tiedotteiden kohdalle onkin tullut ”uusi”-merkintä, se on ollut super! Myös jonkinlaisen TL; DR -osion voisi lisätä viikkotiedotteeseen, joka kertoisi lyhyesti ja ytimekkäästi lähiaikojen tärkeimmät ja akuuteimmat tapahtumat ja asiat. Koen yhdistysten verkkosivujen palvelevan hyvin tehtäväänsä! Sieltä löytyy helposti parilla napin painalluksella ilmomasiinat, kuvagalleriat ja kalenterit jäsenille, jotka todennäköisesti ovat verkkosivujen käytetyimpiä osia. Verkkosivuja on hyvä pitää ajan tasalla niin tapahtumien tietojen, linkkien ja tiedotteiden kanssa, ja huolehtia että vanhentunut tieto ei jää sinne turhaan pyörimään.

3. Kuinka tärkeänä näet sosiaalisen median käytön osana yhdistyksen tiedotusta ja näkyvyyttä? Pitäisikö jonkun alustan käyttöä lisätä entisestään tai tulisiko yhdistyksen ottaa käyttöön jokin kokonaan uusi sosiaalisen median kanava?

Sosiaalinen media on olennainen työkalu yhdistyksen näkyvyydessä. Instagram on ollut jo vuosia suosittu somen muoto, joten sitä voisi lisätä jopa entisestään ja IG:n puolella sisältö voikin olla täydellinen kombinaatio tietoa ja toimintaa, eli juurikin tarvittaessa pieniä infopalasia sekä tietysti kuvia ja videoita PT:n tapahtumista sekä esimerkiksi jäsenten myday-stoorit toimisivat niin jäsenistölle kuin abeille! Mielestäni PT:n tulisi panostaa ns. vakaisiin somekanaviin, joita esimerkiksi Instagram on. TikTok ja vastaavat olisivat toki hauskoja ja kohderyhmänä olisi todennäköisesti mahdolliset hakijat, mutta Instagram ajaa saman asian. Tästä voisi jopa teettää kyselyä, että millainen sisältö ja mainonta koetaan meillä hyödyllisimmäksi ja mielekkäimmäksi!

4. Tiedotustoimikunnassa on monia erilaisia toimihenkilöpestejä ja toimikunnan alta löytyy selkeitä omia yksiköitään. Miten varmistaisit tiedonkulun ja työnjaon toimikunnassasi ja onko sinulla mielessäsi jokin tiedotustoimikunnan osa-alue, jota haluaisit kehittää?

Tiedonkulun ja työnjaon varmistamiseksi loisin selkeät kanavat ja ryhmät toimihenkilöille, joiden kautta informaation jakaminen ja toimihenkilöiden selkeät työtehtävät jaettaisiin. ProTeesia, yhdistyslehteämme, on tekemässä useampi toimihenkilö, joten erityisesti heidän sujuva tiimityö tulisi varmistaa! Lehteä tekemään olisikin kiva saada liuta innokkaita henkilöitä, sillä mielestäni yhdistyslehti on kivasti jäseniä yhdistävä sekä Prosessiteekkareiden näköistä toimintaa!