Ehdokas Rahastonhoitajaksi: Ville Lindström

Hellurei!

Olen Ville Lindström, viidennettä vuottani opiskeleva prosessiteekkari ja olen hakemassa vuoden 2022 hallitukseen rahastonhoitajaksi. Olen opiskeluvuosieni aikana toiminut aktiivisesti PT:n toiminnassa erityisesti tapahtumatoimikunnan piirissä mm. bilevastaavan roolissa. Tätä kautta olen päässyt tutustumaan ja näkemään PT:n toimintaa myös tiskin paremmalta puolelta. Minulla on lisäksi kokemusta henkilökohtaisen talouteni seuraamisesta ja suunnittelusta pedanttisella tarkkuudella jo vuosien ajalta ja uskon tätä kautta oppimastani ajattelutavasta olevan hyötyä myös muodollisemmassa taloudenhallinnassa.

Nyt olisin innostunut tarttumaan uusiin haasteisiin, sekä mahdollisuudesta jatkaa työtäni rakkaan yhdistyksemme hyvinvoinnin ja kehittymisen eteen vastuullisemmassa roolissa.

Rahastonhoitajan tehtävät ovat välttämättömiä yhdistyksen toiminnan ja jatkuvuuden kannalta. Olen varma, että pystyisin tarjoamaan tässä virassa sen vaatimaa vastuullisuutta sekä huolellista ja tunnollista työskentelyä.

Vastaan mielelläni mahdollisiin kysymyksiin alla tai suoraan Telegramissa @ViLind.

——————–

1. Mitä kaikkea rahastonhoitajan rooli pitää sisällään?

Rahastonhoitajan rooliin kuuluu keskeisimpinä yhdistyksen talousasioista huolehtiminen ja niiden seuraaminen. Käytännössä tämä tarkoittaa mm. yhdistyksen saamisen laskujen maksamista, yhdistyksen tekemän laskutuksen hoitamista sekä menojen ja budjetissa pysymisen seuraamista. Rahastonhoitajan vastuulla on myös jäsenluettelo ylläpito. Näiden lisäksi rahastonhoitajan rooliin kuuluu työskentely muun hallituksen kanssa esim. joitain tapahtumia järjestäessä.

2. Rahastonhoitajan työ on tärkeää, mutta välillä kovastikin itsenäistä työtä. Miten varmistaisit, että kirjanpito tulee tehtyä, maksut tulee maksettua ja laskut selviteltyä?

Edistäisin ryhdikästä työskentelyä tekemällä tehtävien hoidosta itselleni säännöllistä ja rutiininomaista, jotta niiden tekeminen ei jäisi kiinni siitä miten hyvä työskentelyfiilis sattuu olemaan jollain yksittäisellä hetkellä. Tällä voidaan välttää myös sitä, ettei tehtävien hoitamisessa jäisi jälkeen ja tarvitsisi rehkiä enemmän kerralla hyvään tilanteeseen pääsemiseksi. Lisäksi pitäisin yleisesti hyvänä periaatteena hoitaa asiat ilman ylimääräistä viivästelyä.

3. Prosessiteekkareiden eri toimikunnille luodaan vuoden alussa omat budjetit. Millaisilla toimilla varmistat, että budjeteissa pysytään?

Ensimmäisenä ja mielestäni tärkeimpänä askeleena on huolehtia jo budjettia tehdessä sen olevan realistisesti mitoitettu ja tarkoituksenmukainen. Mielelläni auttaisin muita hallituslaisia tässä suunnittelussa. Budjetissa pysymistä varmistaisin seuraamalla aktiivisesti sen toteutumista ja katsoisin myös millaisia suunnitelmia tulevaisuudelle on tehty, etteivät toimikunnat suunnittele toimintaansa selvästi budjettinsa yli. Mahdollisista ongelmista voisi sitten keskustella tarkemmin vastuussa olevan hallituslaisen kanssa.

Haluan kuitenkin uskoa, ettei budjetissa pysymisen suurimpana haasteena ole muiden hallituslaisten piittaamattomuus sitä kohtaan, vaan enemmän yllättävät tapahtumat tai muuttujat, joita ei ole osattu huomioida budjettia tehdessä. Tällaisissa tapauksissa tilannetta täytyisi selvitellä ja keskustella toimikunnan ja tarvittaessa muun hallituksen kanssa mistä ja kuinka paljon budjettia tarvitsee muotoilla.

4. Kuinka hyvin olet perillä EU:n yleisestä tietosuoja-asetuksesta (engl. General Data Protection Regulation, GDPR) ja miten huolehtisit, että yhdistys toimii sen mukaisesti?

En ole perehtynyt asetuksen tarkempiin teknillisyyksiin tai tarkkaan soveltamiseen yhdistyksemme toimintaan, mutta perusideat ovat minulle tuttuja. Huolehtisin asetuksen noudattamisesta varmistamalla mm. jäsenluetteloa ja sen sisältämiä tietoja käsiteltävän vaadittavalla huolellisuudella.

5. Onko rahastonhoitajan virassa mielestäsi kehityskohteita? Miksi/Miksei?

En ole tietoinen mistään erityisistä kehityskohteista. Raha-asioista huolehtiminen on tehokasta pitää keskitettynä, jotta kokonaiskuva tilanteesta ja vastuu asioiden hoitamisesta pysyy selkeänä, mutta liian monen asian laskemissa rahastonhoitajan harteille saattaisi olla riskinä että normaalit, tärkeät tehtävät joutuisivat kilpailemaan rahastonhoitajan ajasta ja jaksamisesta.

4 Kommentit

  1. Ei vielä seniili vanhus

    Hei Ville! Mahtavaa, että olet hakemassa Prosessiteekkareiden rahastonhoitajaksi. Tässä muutama kysymys:

    1. Credit vai debit?

    2. Vuosijuhliin osallistujalla on jäänyt tapahtumamaksu maksamatta. Miten toimit?

    3. Mikä on mielestäsi tärkein ominaisuus rahastonhoitajan virassa menestymiseen?

    Vastaa
    • Ville Lindström

      Hei vanhus!
      kiitos erinomaisista kysymyksistäsi. Tässä hieman pohdintojani niihin.

      1. Debit, mutta creditille on myös aikansa ja paikkansa

      2. Tuntuisi kohtuulliselta varmistaa jo vieraiden saapuessa heidän maksaneen maksunsa. Tällöin voisi myös jämerästi ohjata hajamielisemmätkin maksamaan maksunsa paikan päällä. Jos maksuohjeet on lähetetty niin ajoissa että maksun odotettaisiin olevan maksettuna selvästi ennen itse tapahtumaa, lähettäisin ystävällisesti muotoillun muistutuksen odottavasta maksusta.

      3. Mielestäni tärkeintä on riittävä vastuuntunto ja tarpeellinen jämäkkyys rahankäytön ohjaamisessa. Muista taidoista on vähän hyötyä jos rahastonhoitaja nöyrästi vastaa ”kyllä” jokaiseen pyyntöön saada lisää budjettia milloin mihinkin käyttöön tai ei rohkene tarvittaessa haastaa muita hallituslaisia yhdistyksen rahojen käytön suhteen.

      Vastaa
  2. Rahislumppu

    Moi Ville!

    Hienoa, että rahastonhoitajan pesti kiinnostaa! Lisätään vielä vähän lämpöä grilliin muutamalla hypoteettisella skenaariolla:

    1. Ennakoinnistasi huolimatta hommat ovat päässeet kasaantumaan ja jaksamisesi alkaa olla kortilla. Miten toimit?

    2. Huomenna pitäisi olla iso fuksitapahtuma mutta tilavarauksien laskua ei kuulu, mitä teet?

    3. Fuksi on satavarma, että hän on maksanut jäsenmaksun, mutta et kuitenkaan löydä hänen nimeään jäsenlistastasi. Miten lähtisit purkamaan tilannetta?

    Vastaa
    • Ville Lindström

      Moi Rahislumppu ja kiitos kysymyksistäsi.

      1. Ensimmäisenä varmaan puhuisin uhkaavasta uupumisesta Lauralle ja muulle hallitukselle, jotta nämä osaisivat välttää väkisin lisäämästä tekemistä jonon jaksoksi. Sitten lähtisin purkamaan kasaantuneita hommia kiireellisyys- ja tehokkuusjärjestyksessä oman jaksamisen rajoissa. Esimerkiksi laskujen maksaminen vaatii suhteessa vähän työtä , mutta on hyvin tärkeä tehdä ajoissa. Puolestaan kirjanpidon tai budjettien pyörittely vaatii varmasti enemmän tekemistä, mutta on harvemmin ratkaisevan kiireistä.

      2. Aloittaisin tarkistamalla ettei lasku ole eksynyt roskapostin joukkoon. Jos laskua ei löydy sieltä tai muualta sähköpostin syövereistä, niin varmistaisin vielä AYY:n varausjärjestelmästä tilan olevan todella varattu. Tämän jälkeen jatkaisin selvittelyä mieluiten joko soittamalla AYY:n toimistolle tai käymällä siellä paikan päällä kyselemässä laskun perään.

      3. Jäsenmaksun maksua voisi varmistella pyytämällä fuksia näyttämään merkintää jäsenmaksusta Sisusta tai etsimään verkkopankistaan kuittia maksusta. Jos hän osaa kertoa milloin on liittynyt jäseneksi, voisin yrittää tarkistaa jäsenyyden hyväksymistä hallituksen pöytäkirjoista.

      Vastaa

Lähetä kommentti

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *